Auswahl der Einkaufsgemeinschaft für Krankenhäuser

Als erfahrene(r) Entscheider/in in der Klinik wissen Sie, dass die Wahl der “richtigen” Einkaufsgemeinschaft komplex und zeitaufwändig sein kann und zwischen den einzelnen Einkaufsgemeinschaften große Unterschiede bestehen.

Neben offensichtlichen Faktoren, wie Preisnachlässen und Konditionen, spielen auch weniger sichtbare Aspekte eine entscheidende Rolle: die Flexibilität bei der Lieferantenauswahl, die Transparenz der Vertragsstrukturen, Service- und Beratungsleistungen, digitale Beschaffungslösungen sowie die Kompatibilität mit Ihren bestehenden Prozessen und IT-Systemen.

Zudem müssen strategische Fragen berücksichtigt werden:

• Passt die Einkaufsgemeinschaft zu den individuellen Anforderungen Ihrer Klinik oder Ihres Klinikverbundes?

• Wie stark sind Sie an bestimmte Lieferanten oder Produktkataloge gebunden?

• Welche langfristigen Verpflichtungen gehen Sie ein, und wie wirken sich diese auf Ihre wirtschaftliche Handlungsfreiheit aus?

• Werden Innovationen und medizinische Spezialbedarfe ausreichend berücksichtigt?

Ohne fundierte Marktkenntnis und eine strukturierte Vorgehensweise besteht das Risiko, sich an eine Einkaufsgemeinschaft zu binden, die kurzfristig Vorteile bietet, langfristig jedoch Flexibilität und Effizienz einschränkt.

Genau hier setzen wir an: Mit unserer unabhängigen Beratung und systematischen Auswahl- sowie Ausschreibungsbegleitung sorgen wir dafür, dass Ihre Entscheidung auf belastbaren Analysen basiert und Ihre Klinik optimal aufgestellt ist – heute und in Zukunft.

Jede Klinik ist einzigartig – genau wie ihre Anforderungen an eine Einkaufsgemeinschaft. Mit unserem GPO-Selector setzen wir auf eine innovative, KI-gestützte Lösung, um Ihren tatsächlichen Bedarf schnell, strukturiert und umfassend zu erfassen.

In einem intelligent geführten Dialog stellen wir rund 150 gezielte Fragen, die alle relevanten Bereiche abdecken: von Einkaufsvolumen, Produktspezifika und bestehenden Lieferantenbeziehungen bis hin zu digitalen Prozessanforderungen, Servicewünschen und strategischen Zielen.

Der Vorteil:
Statt allgemeiner Standardlösungen erhalten Sie ein maßgeschneidertes Profil, das exakt widerspiegelt, welche Einkaufsgemeinschaft wirklich zu Ihrer Klinik passt. Der GPO-Selector erkennt dabei auch verborgene Optimierungspotenziale und mögliche Risiken, die in klassischen Bedarfsanalysen oft unberücksichtigt bleiben.

Ihre Mehrwerte mit dem GPO-Selector:

• Strukturierte Bedarfsermittlung ohne langwierige Workshops

• Objektive Entscheidungsgrundlage durch datenbasierte Auswertung

• Individuelles Klinikprofil als Basis für Auswahl und Ausschreibung

• Zeitersparnis durch automatisierte Analyseprozesse

So schaffen wir Transparenz und Sicherheit von Anfang an – und Sie treffen Ihre Entscheidung nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis fundierter Erkenntnisse.

Für kommunale Krankenhäuser, Universitätskliniken und andere öffentliche Einrichtungen ist die Ausschreibungspflicht bei der Auswahl einer Einkaufsgemeinschaft gesetzlich vorgeschrieben.
In den meisten Fällen liegt der Auftragswert oberhalb des Schwellenwertes, so dass eine öffentliche Ausschreibung nach VgV (Vergabeverordnung) notwendig ist.

Was auf den ersten Blick wie eine formale Pflicht erscheint, birgt in der Praxis erhebliche Komplexität:

• Die korrekte Definition des Auftragsgegenstandes bei der Auswahl einer Einkaufsgemeinschaft ist anspruchsvoll, da es sich nicht um einen klassischen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag handelt.

• Die Auswahl- und Zuschlagskriterien müssen transparent, diskriminierungsfrei und nachvollziehbar gestaltet werden, obwohl sich Einkaufsgemeinschaften oft schwer miteinander vergleichen lassen.

• Fehler in den Vergabeunterlagen oder der Bekanntmachung können zu Rechtsrisiken, Nachprüfungsverfahren oder sogar zur Aufhebung der Ausschreibung führen.

Doch die öffentliche Ausschreibung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch die Chance, strukturiert die beste Lösung für Ihre Klinik zu finden – vorausgesetzt, sie wird professionell umgesetzt.

Mit unserer Expertise stellen wir sicher, dass Sie den Spagat zwischen rechtlicher Sicherheit und wirtschaftlicher Optimierung meistern. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess: von der Definition der Ausschreibungsstrategie über die Erstellung der Vergabeunterlagen bis hin zur rechtssicheren Dokumentation und erfolgreichen Zuschlagserteilung.

Die Auswahl einer passenden Einkaufsgemeinschaft erfordert heute weit mehr als den Blick auf klassische Preisvergleiche. Insbesondere folgende Aspekte sind entscheidend:

1. Warenkorb-Bewertung ist nicht zulässig.
   Ein vom Auftraggeber mit der Ausschreibung vorgegebener und vom Bieter mit Einkaufspreisen zu versehender „Warenkorb“ ermöglicht keine zuverlässige Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes und stellt damit kein zulässiges Zuschlagskriterium (OLG München, Beschluss v. 24.03.2021 – Verg 12/20)

2. Umgehung der Ausschreibung bringt hohe Gefahren
   Öffentlich-rechtliche Kliniken sind verpflichtet, die Mitgliedschaft in einer Einkaufsgemeinschaft auszuschreiben. Verstöße gegen diese Pflicht können zu einer Sittenwidrigkeit des Vertrags führen, etwa wegen kollusiven Handelns zur Umgehung des Vergaberechts
   (vgl. VK Bund – VK 1-22/16; OLG Saarbrücken – 1 U 159/14; BGH VII ZR 49/16). Hier ist insbesondere auf vermeintliche Zusicherungen der Einkaufsgemeinschaften, dass in bestimmten Fällen nicht ausgeschrieben werden soll.

Auch wenn Sie viele dieser Punkte im Blick haben, biete ich Ihnen gezielte Unterstützung, um Risiken zu vermeiden und optimale Ergebnisse zu erzielen:

• Entwicklung einer Vergabekonzeption, die sowohl rechtssicher als auch praxisnah den Leistungsvergleich ermöglicht

• Marktkenntnis über die Besonderheiten, Stärken und Schwächen der verschiedenen Einkaufsgemeinschaften

• Erstellung eines zukunftsorientierten Leistungsverzeichnisses, das die strategischen Anforderungen Ihrer Klinik berücksichtigt

• Fachliche Begleitung in Verhandlungen zur Verifizierung von Bieteraussagen und zur optimalen Vertragsgestaltung

• Komplette operative Durchführung der Ausschreibung als „Rundum-sorglos-Paket“

1. Bedarfsanalyse & Strategieentwicklung

• Analyse Ihrer aktuellen Einkaufsstruktur und -volumen

• Identifikation von Optimierungspotenzialen

• Entwicklung einer individuellen Strategie für den Beitritt zu einer (neuen) Einkaufsgemeinschaft

2. Marktüberblick & Anbieterauswahl

• Übersicht über alle relevanten Einkaufsgemeinschaften im Gesundheitswesen

• Bewertung nach Kriterien wie Leistungsumfang, Konditionen, Flexibilität und Spezialisierung

3. Rechtssichere Ausschreibung

• Erstellung aller notwendigen Vergabeunterlagen gemäß Vergaberecht (VgV)

• Definition von Zuschlagskriterien und Eignungsanforderungen

• Begleitung des gesamten Vergabeprozesses bis zur Zuschlagserteilung

• Rechtsberatung durch unseren erfahrenen Kooperationspartner – Kanzlei Bühner & Partner, Nürnberg

4. Verhandlungsführung & Vertragsgestaltung

• Unterstützung bei Verhandlungen mit Einkaufsgemeinschaften

• Sicherstellung optimaler Vertragsbedingungen und transparenter Kostenstrukturen

• Begleitung bis zur erfolgreichen Implementierung

Ihre Vorteile mit ProjectOnTime:
✔ Unabhängige Beratung – Keine Bindung an Einkaufsgemeinschaften
✔ Vergaberechtliche Expertise – Rechtssicherheit in jeder Phase
✔ Branchenerfahrung – Spezialisierung auf Krankenhäuser und Gesundheitswesen
✔ Effizienz & Wirtschaftlichkeit – Maximale Einsparungen bei optimaler Versorgung

1. Bedarfsanalyse & Strategieentwicklung

• Analyse Ihrer aktuellen Einkaufsstruktur und -volumen

• Identifikation von Optimierungspotenzialen

• Entwicklung einer individuellen Strategie für den Beitritt zu einer (neuen) Einkaufsgemeinschaft

2. Marktüberblick & Anbieterauswahl

• Übersicht über alle relevanten Einkaufsgemeinschaften im Gesundheitswesen

• Bewertung nach Kriterien wie Leistungsumfang, Konditionen, Flexibilität und Spezialisierung

3. Durchführung eines strukturierten Auswahlverfahrens

• Erstellung aller notwendigen Unterlagen zur Einholung von vergleichbaren Angeboten

• Fachliche und kaufmännische Bewertung der Angebote

• Begleitung bei den Verhandlungungen

• Bei Bedarf: Rechtsberatung durch unseren erfahrenen Kooperationspartner – Kanzlei Bühner & Partner, Nürnberg

“Herr Pawelek, nach dem Projektende vielen Dank für Ihre kompetente Arbeit, die Sie für das Gesundheitszentrum geleistet haben. Ohne Sie hätten wir die Verhandlungen zumindest nicht so hinbekommen. Besonders aufgefallen ist auch Ihre freundliche und konstruktive Art, die die Zusammenarbeit bereichert hat und das Manövrieren um manche Klippe zur leichten Kür werden ließ.”
Tino Bobach, Leiter Stabsstelle Recht, Gesundheitszentrum Bitterfeld/Wolfen gGmbH

Bewertung: Sehr empfehlenswert!
Die Zusammenarbeit mit Project on time war äußerst erfolgreich. Unsere Anforderungen an das Vergabeverfahren waren hohe Transparenz und Neutralität, die während des gesamten Ausschreibungsprozesses durch die Expertise des Fachplaners sichergestellt wurden. Durch die zielgenaue Ausrichtung der Ausschreibung konnten wir einen Dienstleister auswählen, der genau unseren Anforderungen als Klinikum entspricht. Project on time überzeugte durch seine herausragende fachplanerische Expertise, die sich in jeder Phase der Ausschreibung widerspiegelte. Alle Vergaberichtlinien wurden strikt eingehalten, sodass der Prozess sowohl effizient als auch regelkonform verlief. Zudem wurde der gesamte Ablauf im Zeitplan abgeschlossen. In Summe hat uns das Vergabemanagement von Project on time während des gesamten Ausschreibungsprozesses überzeugt. Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden und können Project on time uneingeschränkt empfehlen. Vielen Dank für die exzellente und professionelle Zusammenarbeit!
Sebastian Jenne, Einkaufsleiter, Kreisklinikum Siegen GmbH