Kompetenzzentrum Vergabe / Ausschreibungen KHZG

Viele Krankenhäuser sind verpflichtet bei Beschaffungen öffentlich auszuschreiben. Die Pflicht zur öffentlichen Auftragsvergabe ergibt sich für öffentlich-rechtliche Klinikträger aus deren Stellung als öffentlicher Auftraggeber. Für die frei-gemeinnützigen und privaten Krankenhäuser gilt die Verpflichtung der Ausschreibung – unter Einhaltung des öffentlichen Vergaberechtes -meist aus den Förderbescheiden. So ist es z.B. beim Bezug von KHZG-Fördermitteln.

Das Kompetenzzentrum Vergabe / Ausschreibungen KHZG unterstützt Krankenhäuser vollumfänglich.

Die Anwendung des Vergaberechts stellt viele Kliniken vor große Herausforderungen. Denn das Vergaberecht ist sehr komplex und die Krankenhäuser haben oftmals nicht die benötigten personellen Kapazitäten, um öffentliche Ausschreibungen selbst durchzuführen.

Unsere Spezialisten für strategisches und operatives Vergabemanagement stellen sicher, dass die Krankenhäuser die Ausschreibungsverfahren schnell und korrekt durchführen.

Was bieten wir Ihnen an?

Unsere Strategische Vergabeberatung

Zunächst muss bei jedem Projekt geprüft werden, welches Vergabeverfahren angewendet werden sollte, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Mit unserer jahrelangen Erfahrung und Kenntnissen in der Klinik-IT, dem Vergaberecht und des Marktes, erstellen wir für unsere Kunden eine strategische Vergabekonzeption, die auf Wunsch von erfahrenen Fachanwälten für Vergaberecht aus unserer Partnerkanzlei Bühner & Partner geprüft werden kann.

Die Erstellung einer Vergabekonzeption ist besonders wichtig bei der Durchführung von mehreren Ausschreibungen, die über ein gemeinsames Förderprogramm (z.B. KHZG) finanziert werden sollen. Denn Ihre Digitalisierungsstrategie und damit verbundene Projektkonzeption und die Vergabekonzeption haben sehr unterschiedliche Anforderungen, die in eine gemeinsame Lösung münden sollten. Daher ist es für den Projekterfolg unabdingbar, nicht nur förderrechtlich korrekte Verfahren durchzuführen, sondern auch genau das zu beschaffen, was in der Klinik benötigt wird.
Da wir absolut unabhängig sind, arbeiten wir mit allen Fachplanern gerne zusammen.

Unsere “Rund-um-sorglos-Pakete”

Auf der Basis der Vergabekonzeption begleiten wir Sie während der gesamten Ausschreibung und übernehmen dabei operativ die komplette “Bürokratie”.
Wir nennen es “Rund-um-Sorglos-Pakete”.

Alle Ausschreibungen führen wir elektronisch durch. Für den gesamten Ausschreibungsverlauf verwenden wir dabei eine professionelle Vergabemanagementsoftware. Für das begleitende Projektmanagement wenden wir die für Krankenhäuser dedizierte Methode “HC-Change | Projects” an, die auf einer Plattform für Multiprojektmanagement aufgesetzt wurde. Damit arbeiten wir vollständig digital.

Die nachfolgende Übersicht stellt unsere Aufgaben bei den zwei meistverwendeten Vergabeverfahren dar, die in unseren Fixpreisen pro Paket bereits inkludiert sind:

PhasePaket “Operatives Vergabemanagement: Offenes Verfahren nach VgV bzw. Öffentliche Ausschreibung nach UVgO oder VOL/A”Paket “Operatives Vergabemanagement: Verhandlungs-verfahren mit Teilnahmewettbewerb
Phase 1: Vorbereitung der Ausschreibung  
Kaufmännische Auftragsklärung
Vergabestrategische Auftragsklärung / Strategieentwurf
Vergaberechtliche Beratung durch einen erfahrenen Fachanwalt für Vergaberecht.
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Optional*Optional*
Phase 2: Initiierung  
Bereitstellung einer Projektplattform (Cloud) für den Informationsaustausch zwischen dem Auftraggeber und Project on time.
Bereitstellung einer eVergabeplattform (Cosinex VMS + Deutsches Vergabeportal) zur elektronischen Durchführung der Ausschreibung und digitaler Kommunikation mit den Anbietern.
Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung eines Projektplans für die Ausschreibungsprozesse
Aktivierung von automatischen Benachrichtigungen des Auftraggebers bei Projektstatusänderungen.
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Phase 3: Konzeption und Vorbereitung der Ausschreibung
Konzeption der Eignungskriterien für die Bieter.
Konzeption der Wertungskriterien für die Bewertung der Angebote.
Bereitstellung der notwendigen elektronischen Dokumente/Formulare für ein öffentliches Vergabeverfahren gemäß Anforderung des Bundeslanden, in dem der Auftraggeber seinen Sitz hat.
Erstellung der Begründung für die Wahl eines Verhandlungsverfahrens.wird nicht benötigt
Logische Prüfung des Leistungsverzeichnisses des Fachplaners.
Vergaberechtliche Prüfung der kompletten Vergabeunterlagen durch einen erfahrenen Fachanwalt für Vergaberecht.Optional*Optional*
Phase 4: Durchführung des Vergabeverfahrens
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Erstellen und Führen einer Vergabeakte nach § 8 VgV bzw. § 6 UVgO.
Durchführung des Teilnahmewettbewerbs.
wird nicht benötigt
Veröffentlichung der Ausschreibung (elektronisch) in den vorgeschriebenen Medien.
Empfang und Management der Bieterfragen und Versand von Bieterinformationen.
Koordination der Maßnahmen bei Bieterrügen.
Durchführung der Submission / Angebotsöffnung (elektronisch) inkl. vorgeschriebener Dokumentation.
Prüfung der Bietereignung.
Durchführung der formalen Angebotsprüfung inkl. Protokoll.
Prüfung der fachlichen Angebotsbewertung auf Konsistenz mit den Vergabebedingungen.
Durchführung von notwendigen Angebotsaufklärungen und Nachforderungen von fehlenden Unterlagen.
Erstellung und elektronischer Versand der vorgeschriebenen Mitteilungen an die Bieter.
Teilnahme oder Führung an den Verhandlungen mit den Bietern.
wird nicht benötigt
Koordination der notwendigen Maßnahmen bei ggf. notwendigen Rückversetzungen im Vergabeverfahren.
Überwachung von Fristen im Verfahren inkl. Versand von Erinnerungen bzw. Nachhalten von Terminzusagen Dritter im Projektverlauf.
Versand des Zuschlags/Auftrags (elektronisch) nach Freigabe durch den Auftraggeber.
Phase 5: Projektabschluss
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Erstellung und Versand der Meldung an die Vergabestatistik gemäß Anforderungen der VergStatVO (Vergabestatistikverordnung).  
Bereitstellung einer vollständigen, digitalen Vergabeakte für eventuelle Prüfung der Verwendung von Fördermittel.
Tabelle: Dienstleistungspakete POT Project on time bei öffentlichen Vergabeverfahren.

* Rechtsberatungsleistungen erfolgen ausschließlich durch die Kanzlei Bühner & Partner gegen gesonderte Berechnung (nicht inkludiert).


Selbstverständlich begleiten wir auch bei alle anderen Vergabearten dementsprechend.

Wie werden Sie von uns betreut?

Vor allem bei der ersten Ausschreibung mit uns werden Sie sehr intensiv betreut, damit Sie unsere stardardisierten Abläufe kennenlernen können. Da wir bei allen Ausschreibungen mit standardisierten und teilweise automatischen Prozessen arbeiten, können wir Sie bei den Ausschreibungen sehr stark entlasten. Selbstverständlich bleiben dabei alle Entscheidungen bei den Ausschreibungen in Ihrer Hand.

Bei der Vorbereitung der Ausschreibungen arbeiten wir eng mit Ihrem Fachplaner zusammen oder wir empfehlen Ihnen einen Planer aus unserem Netzwerk – die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Zu unseren Aufgaben gehört nicht nur die Bereitstellung der notwendigen Dokumente für eine Ausschreibung (die technischen bzw. IT-Anforderungen kommen vom Fachplaner), sondern auch die Fristenüberwachung, Beantwortung von Bieterfragen, Durchführung der Submissionen, die formalen Angebotsprüfungen u.v.m., so dass Sie “nur” an den wichtigen Stellen des Vergabeverfahrens Entscheidungen treffen müssen.

Warum sollten Sie sich für uns entscheiden?

Die erfolgreiche Durchführung von öffentlichen Vergabeverfahren setzt neben fundierten Fachkenntnissen des Vergaberechtes auch Kenntnisse der speziellen Themen der IT bzw. Medizintechnik und umfangreiche Erfahrung voraus.

Mit unserer Erfahrung aus mehreren Hundert Vergabeverfahren und kontinuierlicher Weiterbildung können wir Ausschreibungen sehr schnell und vor allem pragmatisch umsetzen.

Wir sind keine Rechtsanwälte, sondern auf operatives Ausschreibungsmanagement spezialisiert.


Die operative Durchführung von Ausschreibungen bieten wir zu Festpreisen an.

Sie müssen bei uns aber nicht auf eine fundierte Rechtsberatung verzichten, denn bei rechtlichen Fragen oder Problemen können Sie jederzeit auf unseren Kooperationspartner – die Kanzlei Bühner & Partner – zurückgreifen.

Wir arbeiten vollständig digital, standardisiert und sehr effektiv.

Da wir mit standardisierten Dienstleistungspaketen zu Festpreisen arbeiten, haben Sie von eine sehr hohe Kostensicherheit.

Weil unsere Abläufe bei allen unseren Projekten gleich sein, minimieren wir den Abstimmungsaufwand in Ihrem Haus und geben Ihnen eine sehr hohe Prozesssicherheit.

Nach Abschluss des Vergabeverfahrens erhalten Sie von uns die vollständige digitale Vergabedokumentation, die Sie ggf. zum Nachweis der korrekten Verwendung von Fördermittel, einsetzen können. Als vom BAS zertifizierter IT-Dienstleister können wir ebenfalls ggf. notwendige Bescheinigungen ausstellen.

Unsere Dienstleistungen sind als Beschaffungsberatung aus den KHZG-Fördermitteln i.d.R. förderfähig!

Haben Sie Fragen?
Gerne stellen wir Ihnen unsere Vorgehensweise in einer unverbindlichen und kostenlosen Videokonferenz vor.

Telefon: 0 23 32 – 6 66 34 09
Mail: beratung [at] projectontime.de